🥇 Acta Constitutiva de una Asociación Civil ¿Qué? y ¿Cómo?

¿Qué son los estatutos de una organización?

Los estatutos sociales es el acuerdo donde se agrupan todas los derechos y obligaciones de los socios, así como las normas que rigen la sociedad. Debe ser debidamente redactado y es el documento indispensable e inicial para la constitución de la sociedad.

Según el tipo de sociedad que se decida, los estatutos reúnen una serie de contenidos que ya están preestablecidos y los socios fundadores tienen el poder de incorporar los acuerdos que necesiten.

Al ser un acuerdo realizado entre los propios socios, los estatutos tienen validez tanto para los socios presentes como para las leyes mexicanas, es por ello que deben ser tomados muy en serio al momento de constituir una nueva personalidad jurídica.

Los estatutos en una organización sin fines de lucro

Los estatutos de una organización sin fines de lucro son los reglamentos internos que rigen cómo se gobernará la organización, sus estructuras básicas, su organización, principales actividades, así como sus facultades, objeto social y fuentes de financiamiento actuales y futuras.

Los estatutos crean un marco de referencia para el funcionamiento de la organización y ayudan a imponer orden en sus procedimientos internos, toma de decisiones y son de relevancia para algunas instituciones públicas (en el caso de que la organización busque obtener el permiso del de donataria autorizada).

Es de relevancia mencionar que el correcto desarrollo y estructura de los estatutos sociales debe ser la base medular de cualquier emprendimiento social, ya que es uno los principales errores en los que se incurre cuando se desea iniciar en este sector.

Generalmente, los estatutos contienen información de aspecto general como el nombre oficial de la organización, su sede principal, y el propósito de la organización. También contemplan asuntos más específicos como:

• Los derechos y privilegios de los miembros de una organización de membresía.
• La creación de comités y el alcance y limitaciones de su autoridad.
• Asuntos financieros, como las fuentes de financiamiento, celebración de convenios con instituciones públicas y privadas, así como el uso y manejo de los recursos que ingresan a la sociedad por el desarrollo mismo de sus actividades.
• Políticas internas y procedimientos sobre conflictos de intereses.
• El procedimiento para disponer de los bienes de la organización al disolverse, así como el manejo de su patrimonio como institución.

Estatus sociales

Elaboración de estatus o la normativa que rige el funcionamiento de la asociación, delimita sus objetivos y que estipula el modelo organizativo. La ley establece un contenido mínimo al cual se pueden añadir otras disposiciones siempre que no contravengan las leyes ni los principios de la asociación.

Los estatutos deben contener como mínimo lo siguiente:

• Nombre. Debe hacer referencia a sus fines estatutarios o al principal de ellos de la forma más precisa posible. Además, servirá para distinguirla del resto de asociaciones inscritas. Secretaría de economía por medio de un portal especializado (hasta el día de hoy en Nuevo Módulo Único de Autorización; MUA 2.0) te ayudará a saber si el nombre que has decidido para tu organización se encuentra disponible para su uso, preparar al menos tres propuestas te ayudará a evitar decepciones y estar preparado por cualquier eventualidad.
• Fines y actividades de la asociación, enumerados de manera pormenorizada. SAT determina las actividades que pueden ser apoyadas (estipulado en el art. 5to de la LFFAROSC) con estímulos fiscales, si tu finalidad es ser DONATARIA, considera seguir las indicaciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para la redacción de tus estatutos. SAT emite un machote de estatutos que puedes utilizar para el desarrollo de estos.
• Duración de la asociación cuando no se constituya por tiempo indefinido debes estipular el tiempo que dicha asociación tendrá como vigencia. Normalmente el tiempo es “indefinido”, asegúrate de agregarlo en tus estatutos.
• Domicilio social. No es mandatorio contar con el domicilio de la asociación en los estatutos, no mencionar el domicilio de la asociación nos permitirá realizar cambios sin necesidad de protocolizar o realizar modificación alguna a nuestra acta constitutiva. Claro que debemos notificar y ajustar la documentación pertinente en caso de ser necesario, pero evitemos la modificación de un documento más.
• Ámbito territorial. La entidad debe desarrollar sus funciones principalmente en el país sin excluir la posibilidad de actuar ocasionalmente fuera de él. En el caso de las organizaciones que desean obtener recursos de otros países (recursos internacionales) su área de actividad sería a nivel internacional, para la recepción de dichos donativos de entidades extranjeras deberás mencionar que el área de actividad es internacional. En caso de no estar seguro, lo mejor será establecer como área de desempeño internacional por si llegar a haber algún cambio.
• Requisitos para la constitución válida sus atribuciones y competencias, las reglas para la celebración de reuniones, deliberaciones y adopción de acuerdos, así como el porcentaje mínimo de personas asociadas para solicitar la convocatoria extraordinaria de asamblea general. El artículo 181 de la Ley General de Sociedades Mercantiles obliga a toda sociedad a mantener por lo menos una asamblea general de asociados al año.
• Requisitos y procedimiento para la elección y sustitución de cargos: presidencia, secretaría y tesorería, o de los y las miembros del órgano colegiado en caso de que se tome esta opción. Se determinarán sus atribuciones y competencias, la duración del cargo, las causas de cese y las reglas para adoptar acuerdos.
  • Requisitos de admisión, baja y expulsión de las personas socios, así como sus diferentes tipos.
  • Derechos y obligaciones de las personas asociadas. Podrán incluir también las consecuencias del impago de las cuotas por parte de las y los asociados.
  • Régimen de administración, contabilidad y documentación, así como la fecha de cierre del ejercicio asociativo.
  • Régimen sancionador en caso de producirse faltas por parte de los y las componentes de la entidad.
• Patrimonio inicial y recursos económicos de los que podrá hacer uso. Es el capital con el que se crea la organización.
• Causas de disolución y destino del patrimonio en tal supuesto, que no podrá desvirtuar el carácter no lucrativo de la entidad.
• Cláusulas de patrimonio y liquidación deberán estar presentes para aquellas organizaciones que desean otorgar estímulos fiscales por medio de donativos (ser donataria autorizada).

Al constituir la organización civil o celebrar el contrato de fideicomiso debes asegurarte de que en el acta constitutiva y estatutos sociales se señale lo siguiente:

• Las organizaciones civiles o fideicomisos deben funcionar como entidades que realicen exclusivamente las actividades susceptibles de autorizarse.
• Que destinen sus activos exclusivamente a los fines propios de su objeto social o fines, no pudiendo otorgar beneficios sobre el remanente distribuible a persona física alguna o a sus integrantes personas físicas o morales, salvo que se trate, en este último caso, de alguna de las personas morales o fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles, o se trate de la remuneración de servicios efectivamente recibidos. Esta disposición es de carácter irrevocable.
• Que de manera irrevocable, al momento de su liquidación o cambio de residencia para efectos fiscales destinen la totalidad de su patrimonio a entidades autorizadas para recibir donativos deducibles. En caso de que la autorización para recibir donativos deducibles otorgada a la organización, sea revocada o cuando su vigencia haya concluido y no se haya obtenido nuevamente o renovado la misma, dentro de los doce meses siguientes a la fecha en que surtió efectos la notificación correspondiente, deberá acreditar que los donativos recibidos fueron utilizados para los fines propios de su objeto social, y respecto de los donativos que no fueron destinados para esos fines, los transmitirá a otras entidades autorizadas para recibir donativos deducibles, dentro de los seis meses siguientes contados a partir de que concluyó el plazo para obtener nuevamente la autorización cuando fue revocada o la renovación de la misma en el caso de conclusión de su vigencia.

Asimismo, las organizaciones civiles y fideicomisos cuyo objeto social o fines sean de apoyo económico o de obras y servicios públicos, estarán a lo siguiente:

• Deben funcionar como entidades que realicen exclusivamente las actividades que les fueron autorizadas.
• Que destinen la totalidad de sus ingresos a los fines para los que fueron creadas. Esta disposición es de carácter irrevocable.
• Que de manera irrevocable, al momento de su liquidación o cambio de residencia para efectos fiscales destinen la totalidad de su patrimonio a entidades autorizadas para recibir donativos deducibles. En caso de que la autorización para recibir donativos deducibles otorgada a la organización, sea revocada o cuando su vigencia haya concluido y no se haya obtenido nuevamente o renovado la misma, dentro de los doce meses siguientes a la fecha en que surtió efectos la notificación correspondiente, deberá acreditar que los donativos recibidos fueron utilizados para los fines propios de su objeto social, y respecto de los donativos que no fueron destinados para esos fines, los transmitirá a otras entidades autorizadas para recibir donativos deducibles, dentro de los seis meses siguientes contados a partir de que concluyó el plazo para obtener nuevamente la autorización cuando fue revocada o la renovación de la misma en el caso de conclusión de su vigencia.

Se considera que no contraviene lo dispuesto en el artículo 82 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, el que una donataria autorizada para recibir donativos deducibles de dicha contribución modifique las cláusulas de patrimonio y liquidación a que se refiere dicho precepto, para ajustarse a lo previsto por la Ley Federal de Fomento a las Actividades Realizadas por las Organizaciones de la Sociedad Civil, siempre y cuando continúe la manifestación en el sentido de que el patrimonio, incluidos los apoyos y estímulos públicos que se reciban, se destinará exclusivamente a los fines propios de su objeto social, sin otorgar beneficios sobre el remanente distribuible a persona física alguna o a sus integrantes personas físicas o morales, salvo que se trate, en este último caso, de alguna entidad autorizada para recibir donativos deducibles en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta, o se trate de la remuneración de servicios efectivamente recibidos, y que al momento de su liquidación o cambio de residencia para efectos fiscales y con motivo de ella destine la totalidad de su patrimonio a organizaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles.

Todo lo anterior debe constar con el carácter de irrevocable en términos del artículo 82 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

Constituimos formalmente la asociación

Las personas que quieren formar la asociación, denominadas socias y socios fundadores, realizarán una primera reunión oficial en la que…

“Se acuerda la creación de la asociación y se aprueban los estatutos” “se eligen los cargos y los órganos de gobierno” “se levanta acta (Acta de Constitución) en la que se hará constar la voluntad de asociarse y la persona que va a inscribir a la asociación en el registro (que es la misma que tiene que aparecer en el paso 4 de la solicitud de inscripción. Se anexan los estatutos. El acta puede ser un documento público en notaría o privado entre las y los miembros de la asociación.”

El órgano de gobierno más habitual es la denominada junta directiva, pero no es obligatorio que tome este nombre y ni siquiera que exista, ya que la propia asamblea puede asumir sus funciones. Sin embargo, sí es obligatorio la elección de al menos los tres cargos citados de presidencia, secretaría y tesorería.

Las atribuciones de cada cargo es una duda muy habitual. Por lo que se definen de la siguiente manera:

Presidencia (obligatorio)

• Dirige y representa a la asociación por delegación de la asamblea y de la junta directiva
• Preside y dirige los debates de la asamblea general y de la junta directiva.
• Convoca las reuniones de la asamblea general y de la junta directiva.
• Revisa las actas, los documentos y los certificados que le presentan secretaría y tesorería.

Vicepresidencia (opcional)

• Apoya a la presidencia y, en su ausencia, asume sus funciones.
• Cuando la presidencia quede vacante, asumirá sus funciones hasta sustitución o ratificación por la asamblea general.

Secretaría (obligatorio)

• Se ocupa de la documentación y de llevar al día el libro de socios y socias.
• Se encarga de levantar, redactar y firmar las actas de reunión de la asamblea general y de la junta directiva.
• Se encarga de redactar y autorizar certificados.

Tesorería (obligatorio)

• Es responsable de los recursos de la asociación.
• Elabora el presupuesto, el balance y la liquidación de cuentas.
• Lleva los libros contables.
• Firma los recibos de cuotas y otros documentos de tesorería.
• Realiza el pago de facturas visadas previamente por presidencia.
• Es responsable de mantener a la asociación al corriente de sus obligaciones fiscales.

Consejo Técnico Consultivo (recomendado)

El Consejo Técnico Consultivo es un órgano de asesoría y consulta, de carácter honorífico, que tendrá por objeto proponer, opinar y emitir recomendaciones respecto de la administración, dirección y operación del Registro, así como concurrir anualmente con la Comisión para realizar una evaluación conjunta de las políticas y acciones de fomento. (Art. 26Ley Federal de Fomento a las Actividades realizadas por Organizaciones de la Sociedad Civil).

• Analizar las políticas del Estado mexicano relacionadas con el fomento a las actividades señaladas en el artículo 5 de esta ley, así como formular opiniones y propuestas sobre su aplicación y orientación.
• Impulsar la participación ciudadana y de las organizaciones en el seguimiento, operación y evaluación de las políticas del Estado mexicano señaladas en la anterior fracción.
• Integrar las comisiones y grupos de trabajo que sean necesarios para el ejercicio de sus funciones.
• Sugerir la adopción de medidas administrativas y operativas que permitan el cumplimiento de sus objetivos y el desarrollo eficiente de sus funciones.
• Coadyuvar en la aplicación de la presente ley.
• Emitir recomendaciones para la determinación de infracciones y su correspondiente sanción, en los términos de esta ley. Las recomendaciones carecen de carácter vinculatorio, y
• Expedir el Manual de Operación conforme al cual regulará su organización y funcionamiento.

Vocalía (opcional)

• Elaboran proyectos por encargo de la junta directiva o por iniciativa propia con la aprobación de la junta directiva.
• Llevan a cabo los proyectos aprobados y hacen su informe de evaluación.

En caso de haber optado por formar una junta directiva, sus funciones serán las siguientes:

• Asume la responsabilidad de la gestión de la asociación;
• Es la representante de la entidad ante sus socias y socios y ante terceras personas o entidades;
• Debe presentar a la asamblea general un balance de gestión y una propuesta de actuación para el siguiente ejercicio, el estado de cuentas de la asociación y el presupuesto previsto para el año siguiente.

Los órganos de representación y gobierno podrán recibir retribuciones si se prevé expresamente en los estatutos.

¿Y qué sigue?

Notaría e inscripción

El primer paso es rellenar y presentar la solicitud de inscripción en el registro. Un notario se encargará de realizar el registro ante la autoridad pertinente. Debes acudir con la documentación necesaria y ellos te guiarán durante el proceso de constitución.

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