Los delegados especiales y vocales son figuras que aunque las hemos escuchado alguna vez; sus atribuciones usualmente no están muy claras. Por otro lado, es importante mencionar que tanto los delegados especiales como los vocales no son puestos obligatorios dentro de una organización, sin embargo, ello no quiere decir que sus actividades asignadas sean menos importantes.
Delegados especiales
Comencemos hablando de los Delegados Especiales, el art. 148 de la Ley General de Sociedades Mercantiles indica que:
“El Consejo de Administración podrá nombrar de entre sus miembros un delegado para la ejecución de actos concretos. A falta de designación especial, la representación corresponderá al Presidente del Consejo.”
Por definición un Delegado es quien se encarga de representar a una colectividad o a una persona o de actuar en su nombre. Usualmente un delegado especial funge como un encargado de actividades especiales dentro de la organización, usualmente en actividades concretas, rápidas y de corzo plazo. Dentro de las funciones más usuales un delegado especial puede:
- Formalizar y ejecutar las resoluciones adoptadas por la Asamblea.
- Protocolizar asambleas e informar sobre los acuerdos adoptados a todos los miembros de la asamblea general.
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Visítanos en: https://www.cayso.com.mx/ Contáctanos al (llamada y whatsapp): +524426758634 ______________________________________________________________________ Uno de los principales cuestionamientos al momento de iniciar nuestro proyecto sin fines de lucro por medio de una asociación es civil son los cargos y atribuciones que deberá tener cada uno de los miembros. Dentro de los principales cargos se encuentran tres como los más importantes; presidente, tesorero y secretario. Pero ¿cuáles son sus facultades y atribuciones?. Es habitual que las asociaciones civiles modifiquen su composición y sus miembros a lo largo de toda su vida. Por lo que conocer las facultades, derechos y obligaciones de los miembros es vital. Presidente Es el líder de la organización y su tarea principal es inspirar y motivar a los integrantes de la organización a cumplir con sus objetivos sociales. Funciones: - Representar a la organización ante la sociedad en general. Deberá estar atento a las impresiones de ésta con respeto a las actividades que realiza la organización. - Ser parte de la asamblea general (no es obligatorio). - Fungir como medio de comunicación entre la asamblea y la mesa directiva. - Puede contar con vicepresidentes cuando sus facultades son muy amplias. - Generalmente, es quién convoca a reuniones de la asamblea y mesa directiva, no es su obligación pero es habitual (también puede hacerlo quién se estipule en los estatutos sociales). - Cuenta con voto de calidad en las reuniones. - En caso que tenga la responsabilidad legal: Puede celebrar convenios, acuerdos, contratos y demás que correspondan a la formalidad con otras instancias y personas. - Firmar oficios, convenios, contratos y demás documentos formales y oficiales. - Llevar la representatividad ante hacienda (así como quién tenga las facultades de representación ante autoridades fiscales). Tesorero Es el encargado de vigilar el bienestar financiero de la organización. Es importante que mantenga una buena comunicación con todos los socios de la organización y que tenga la posibilidad de asignar responsabilidades. Funciones: - Llevar los registros contables y administrativos de la asociación. - Llevar el archivo contable. - Hacer balances administrativos surgidos del análisis financiero para identificar el estado financiero de la asociación. - Recabar las cuotas y aportaciones acordadas por la asamblea y mesa directiva. - Auxiliar ala presidencia en la elaboración de informes financieros. - Mantenerse actualizado del estado del cumplimiento de las obligaciones fiscales. - Firmar documentos, acuerdos, convenios como parte de la mesa directiva. Secretaría Es parte de la mesa directiva auxiliar de la asociación y de la presidencia. Funciones: - Mantener los documentos y actas legales de la organización al momento de su creación. - Ordenar y administrar el archivo de la asociación. - Dar seguimiento a los acuerdos tomados en las asambleas mediante minutas. - Mantener informados a los integrantes de la organización sobre los asuntos y acuerdos generados durante la asambleas generando un informe en la periodicidad fijada por la asamblea y la mesa directiva. - Nombrar a sus directores y comisionados para las diferentes áreas que quiera / deba tener la organización. - Auxiliar a la presidencia y otros integrantes de la organización para la toma de decisiones. Conocer las responsabilidades de cada uno de los miembros de la organización permitirá generar una mecánica de trabajo más eficiente y proveerá flexibilidad a la organización para el cumplimiento de sus metas y objetivos sociales. Generar un reglamento interno, estableciendo lineamientos y procesos de trabajo puede ser una ayuda adicional para generar un mayor entendimiento sobre las funciones de cada integrante. Si estás interesado en conocer más acerca de este tema, dale un vistazo a nuestros cursos https://bit.ly/catalogo_de_cursos Te invitamos a ingresar a www.cayso.com.mx donde conocerás nuestros servicios, seguro habrá uno que se adapte a tus necesidades. Teléfono: 442 675 8634 Envíanos WhatsApp: https://bit.ly/cayso_enviar_mensaje Cursos Gratuitos: https://bit.ly/CRSGRATIS Asesoría con un Experto: http://bit.ly/Asesoria_CAYSO
Por otro lado, los delegados especiales pueden formar parte de la asamblea general o no. Por lo que podemos decir que su pertenencia o no es de carácter opcional. La figura de delegado especial, así como sus obligaciones y responsabilidades puede encontrarse también en los estatutos sociales, siendo éste un puesto opcional al cuál pueden asignarsele actividades específicas de corto plazo. Es de relevancia mencionar que las atribuciones del delegado deberán serle otorgadas mediante su designación en la asamblea genera para contar con legalidad y validez oficial.
Vocales
Los vocales son aquellos individuos que fungen como asesores consultivos y realizan funciones específicas designadas por la mesa directiva, junta directiva o la asamblea general. Dentro de sus atribuciones más habituales se encuentran las obligaciones que nazcan de las delegaciones o comisiones de trabajo.
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El puesto de vocales no es obligatorio dentro de una organización y usualmente son ellos quienes se encargan de actividades como:
- Sustituir al vicepresidente,tesorero y al secretario, en ausencia temporal de estos directivos.
- Representar a la organización ante autoridades y otros organismos (requieren designación de poderes).
- Mantener informados a todos los miembros de la organización sobre eventos importantes y avances de las comisiones.
- Ser portavoz de los órganos de gobierno (asamblea general y junta directiva o mesa directiva).
- Desarrollar actividades concretas asignadas por lo la mesa directiva y la asamblea general.
- Aquellas definidas en el acta constitutiva (puede contar con atribuciones específicas dentro de la asamblea constitutiva).
La figura de vocal aunque no es menos importante es optativa para las organizaciones. Sin embargo, como podemos darnos cuenta las actividades que pueden serle asignadas son de gran importancia dentro de la organización. Puede existir un número indefinido de vocales, así como pueden o no formar parte de la asamblea general de asociados. Los vocales al no ser un cargo nominal, el vocal puede aparecer en los Estatutos de dos maneras: con cometidos específicos, como puede ser vocalía de relación con los socios, o sin asignarle ninguna función específica y no formar parte de la asamblea de asociados.
Debemos conocer las atribuciones de cada uno de los miembros de nuestra organización, así como asegurar que cada uno de los miembros conoce las atribuciones que tendrá o podrá tener un futuro.
