El órgano de gobierno de una Asociación Civil, con la denominación de la asamblea general de socios, junta directiva o la que figure en los estatutos, dirige y administra la organización en el cumplimiento de su objeto social, así como sus metas y objetivos como conjunto de individuos organizados, ejecuta los acuerdos del órgano administrativo y ejerce la potestad disciplinaria y las demás funciones que le atribuyan los estatutos sociales.
Constituir una organización y decidir cuál será órgano que tomará decisiones sobre el futuro de la organización puede ser una tarea complicada, más aún si se desconocen los órganos existentes que deberán tomar las decisiones administrativas. Aquí detallamos el funcionamiento de cada uno de ellos.
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Asamblea General
Es el órgano donde reside la soberanía de la asociación y está compuesta por todos los socios. Sus características fundamentales son:
- Debe reunirse, al menos una vez al año, con carácter ordinario, para aprobar las cuentas del año que termina, y el presupuesto del año que empieza.
- Las sesiones extraordinarias se celebrarán para la modificación de estatutos y para todo aquello que se prevea en ellos, pueden ser solicitadas por los asociados de manera expedita según se señale en los estatutos.
- El quorum necesario para la constitución de la Asamblea será de un tercio de los asociados, salvo que los estatutos prevean algo diferente, así como puede permitirse la asignación de representes legales según sea el caso.
- Los acuerdos de la Asamblea General se adoptarán por mayoría simple de las personas presentes o representadas, cuando los votos afirmativos superen a los negativos. No obstante, requerirán mayoría cualificada de las personas presentes o representadas, que resultará cuando los votos afirmativos superen la mitad, los acuerdos relativos a disolución de la asociación, modificación de los estatutos, disposición o enajenación de bienes y remuneración de los miembros del órgano de representación.
Todo ello siempre que los Estatutos no contengan previsión expresa en esta materia. Es de relevancia mencionar que el Código Civil de cada entidad federativa prevé diferentes responsabilidades sobre los asociados de los asociaciones civiles.
Junta Directiva
Es el Órgano de Representación, que normalmente se llama Junta Directiva, es el encargado de gestionar la asociación entre Asambleas, y sus facultades se extenderán, con carácter general, a todos los actos propios de las finalidades de la asociación, siempre que no requieran, conforme a los estatutos, autorización expresa de la Asamblea General.
Es el órgano de gobierno más habitual, pero no es obligatorio que tome este nombre y ni siquiera que exista, ya que la propia asamblea puede asumir sus funciones. Sin embargo, sí es obligatorio la elección de al menos tres cargos: presidencia, secretaría y tesorería.
La diferencia de la junta directiva y la asamblea general es que quienes formen parte de dicha junta, podrán aportar información que permita la administración de la organización, sin que ésta tome decisiones sobre la organización necesariamente. A diferencia de la asamblea general quiénes están obligados a tomar decisiones y tienen responsiva sobre todo lo que ocurra en la organización. En todo caso los integrantes de la junta directiva pueden pertenecer o no a la asamblea general optativamente.
En los estatutos sociales es obligatorio contar con algunos cargos, que en la mayoría de las ocasiones se desconocen.
Las atribuciones de los diferentes cargos son las siguientes:
Presidente
- Éste cargo es obligatorio.
- Dirige y representa a la asociación por delegación de la asamblea y de la junta directiva.
- Preside y dirige los debates de la asamblea general y de la junta directiva.
- Convoca las reuniones de la asamblea general y de la junta directiva.
- Revisa las actas, los documentos y los certificados que le presentan secretaría y tesorería.
Vicepresidente
- Éste cargo es opcional
- Apoya a la presidencia y, en su ausencia, asume sus funciones.
- Cuando la presidencia quede vacante, asumirá sus funciones hasta sustitución o ratificación por la asamblea general.
Secretario
- Éste es un cargo obligatorio.
- Se ocupa de la documentación y de llevar al día el libro de socios.
- Se encarga de levantar, redactar y firmar las actas de reunión de la asamblea general y de la junta directiva.
- Se encarga de redactar y autorizar certificados.
Tesorero
- Éste es un cargo obligatorio.
- Es responsable de los recursos de la asociación.
- Elabora el presupuesto, el balance y la liquidación de cuentas.
- Lleva los libros contables.
- Firma los recibos de cuotas y otros documentos de tesorería.
- Realiza el pago de facturas visadas previamente por la presidencia.
- Es responsable de mantener a la asociación al corriente de sus obligaciones fiscales.
Vocales
- Éstos son cargos opcionales.
- Elaboran proyectos por encargo de la junta directiva o por iniciativa propia con la aprobación de la junta directiva.
- Llevan a cabo los proyectos aprobados y hacen su informe de evaluación.
En caso de haberse optado por formar una junta directiva, las funciones de ésta serán las siguientes:
- Asumir la responsabilidad de la gestión de la asociación.
- Es la representante de la entidad ante sus socias y socios y ante terceras personas o entidades.
- Debe presentar a la Asamblea General un balance de gestión y una propuesta de actuación para el siguiente ejercicio, el estado de cuentas de la asociación y el presupuesto previsto para el año siguiente.
Los órganos de representación y gobierno podrán recibir retribuciones si se prevé expresamente en los estatutos. Así mismo, existen algunas atribuciones que no pueden ser suplantadas por otros cargos (duplicidad de funciones) dentro de la organización y es de relevancia considerar que deberían ser representados por distintos individuos según sea el caso.
